Aqua Vision: soepeler navigeren door bedrijfsprocessen met Odoo

Aqua Vision is een ingenieursbureau dat zich voornamelijk richt op het ondersteunen en uitvoeren van metingen met complexe hydro- en oceanografische meetsystemen. Daarnaast zijn ze gespecialiseerd in het ontwikkelen van software voor verwerking en presentatie van hydro- en oceanografische meetdata. Ze voorzien hun klanten met inzicht in de waterkolom, met name stroom en richting van water, sedimenttransport, alsmede het meten van de chemische compositie van de waterkwaliteit.

Uitdaging

Als gespecialiseerde adviesbureau in een technische sector stond Aqua Vision voor de uitdaging om met een klein team meerdere complexe projecten tegelijkertijd te leiden, onder druk van tijd en resultaten. De behoefte aan snelle boekhouding, facturatie en een geïntegreerd systeem voor het beheer van hun uitgebreide huurpool van onderzoeksapparatuur was duidelijk. Bovendien was het essentieel dat informatie overzichtelijk, toegankelijk en veilig is, aangezien de klanten overheidsinstanties zijn zoals waterschappen, wereldwijde ingenieursbureaus, baggerbedrijven en bedrijven in de offshore-industrie, allemaal  met hoge eisen op het gebied van databeveiliging en nauwkeurigheid.

Odoo oplossingen 

Met de implementatie van de basisapps van Odoo 16 heeft Aqua Vision de volgende verbeteringen doorgevoerd:

  • Aqua Vision’s Voorraadsysteem is getransformeerd naar een model met één magazijn en meerdere locaties. Dit zorgt voor een accurate weerspiegeling van de werkelijke situatie en verbetert het inzicht in het voorraadbeheer. Er is kritisch gekeken naar de inventaris en de routes die gebruikt worden voor het verplaatsen van voorraad.
  • De Verhuurmodule stroomlijnt het verhuren van producten en biedt een beter overzicht van de voorraadniveaus ervan. Daarnaast biedt het systeem de mogelijkheid om producten na de verhuurperiode te verkopen. Odoologic heeft bijgedragen aan het opzetten van een systeem voor maandelijkse facturatie van verhuurproducten, wat het overzicht verbetert.
  • Automatisch Project aanmaken: zodra een verkooporder bevestigd is, wordt er automatisch een project aangemaakt. Dit verbetert de samenwerking tussen verkoop- en projectmanagers, omdat ze direct na een bevestigde verkoop specifieke taken kunnen toewijzen.
  • Tijdregistratie. De medewerkers kunnen hun gewerkte uren registreren, gekoppeld aan een specifieke klant of verkooporder. Dit draagt bij aan een transparante en efficiënte projectadministratie.
  • Op het gebied van Rapportage is er nu een beter inzicht in winst en kosten en in de algemene financiële situatie. Het is nu makkelijker om slimmer beslissingen te kunnen nemen aan de hand van data. 
  • Het opstarten van Budgetbeheer binnen Odoo helpt bij het monitoren van kosten en opbrengsten per project, wat helpt om Aqua Vision winstgevend te houden.

Resultaat

De implementatie van Odoo en de slimme aanpassingen door Odoologic hebben geleid tot verbeteringen in de bedrijfsprocessen. Deze optimalisaties hebben Aqua Vision in staat gesteld zich te focussen op hun kerncompetenties, terwijl administratieve processen geautomatiseerd en vereenvoudigd werden. Het team kan nu zich richten op hun eigen gespecialiseerde software ViSea, of andere activiteiten zoals het organiseren van cursussen en het leveren van hun specifieke klantenondersteuning taken. Ze kunnen nu efficiënter werken en meer tijd besteden aan consultancydiensten en innovatief werk.

Conclusie

Odoo is vooral bekend als een krachtig systeem voor productiebedrijven, maar eigenlijk is het net zo goed voor dienstverlenende bedrijven. Het kan een sterk transformerende rol spelen door bedrijfsprocessen te optimaliseren en te automatiseren. 

De Odoo-implementatie en verdere optimalisaties door Odoologic helpen Aqua Vision bij het creëren van waarde, het verhogen van de winst, en het versterken van hun positie in de internationale hydrografische en oceanografische industrie.